新入社員を採用したときの手続き

今回は、新しく人を雇った際に必要となる手続きと、その手続きのためにどのような情報や書類が必要なのかについてお伝えしたいと思います。

どのような情報が必要となるのかを知っておくことで、入社時の手続きがスムーズになります。ぜひご一読ください。

入社時に必要となる手続き

入社時に必要となる手続きは、大きく分けて次の4つです。

  • 労務管理面の手続き
  • 社会保険(健康保険と厚生年金保険)加入の手続き
  • 雇用保険加入の手続き
  • 税金関係の手続き

労務管理面の手続き

まず、労務管理面の手続きでは「雇用契約書」の作成や、法定三帳簿と呼ばれる「労働者名簿」・「賃金台帳」・「出勤簿」の作成があります。

法定三帳簿とは、労働基準法で設置が義務付けられた3つの書類のことを示します。従業員の労務管理に欠かせない重要な書類になりますので、必ず作成・管理をしましょう。

初めに、各種保険の加入手続きに大きく関係してくる「雇用契約書」についてご説明します。

「雇用契約書」には、必ず明示しなければならない事項として以下のものがあります。

「雇用契約書」に明示が必要な事項
  • 労働契約の期間(有期労働契約の場合は労働契約の更新の有無、その判断基準)
     
  • 就業場所
     
  • 職務内容
     
  • 給与の額、計算・支払い方法、締めと支払いの時期
     
  • 始業と終業の時刻、休憩時間
     
  • 休日、休暇
     
  • 所定労働時間を超える労働(残業)の有無
     
  • 退職の事由と手続きについて

★注意点★

パート・有期雇用労働者の場合は以下も忘れずに明示するようにしてください。

  • 昇給・賞与・退職金の有無
     
  • 雇用管理の改善等に関する事項に係る相談窓口

各種保険の加入手続きに必要となるだけでなく、労働条件をはっきりと明示することで要らぬトラブルを避けることができます。必ず契約書を交わすようにしましょう。

労働者名簿に明示が必要な事項
  • 氏名
     
  • 生年月日
     
  • 履歴
     
  • 性別
     
  • 住所
     
  • 従事する業務の種類(労働者の人数が30人未満の場合は記入不要)
     
  • 雇入の年月日
     
  • 退職(解雇)の年月日およびその事由
     
  • 死亡の年月日およびその原因
賃金台帳に明示が必要な事項
  • 賃金の額
     
  • 氏名
     
  • 性別
     
  • 賃金計算期間
     
  • 労働日数
     
  • 労働時間数
     
  • 時間外労働、休日労働、深夜労働の時間数
     
  • 基本給、手当その他賃金の種類ごとにその額
     
  • 労使協定により賃金の一部を控除した場合はその額
出勤簿に明示が必要な事項
  • 氏名
     
  • 出勤日
     
  • 日ごとの始業と終業の時刻、休憩時
法定三帳簿の保管期間とその起算日

法定三帳簿は現在、その保存期間がすべて3年となっています。しかし、それぞれの保存期間の起算日が異なるので、注意してください。
 

・労働者名簿は、労働者の死亡・退職・解雇の日を起算日とし、その日から3年間
 

・賃金台帳は、労働者の最後の賃金について記入した日を起算日とし、その日から3年間
 

・出勤簿は、労働者の最後の出勤日を起算日とし、その日から3年間

社会保険(健康保険と厚生年金保険)加入の手続き

次に、社会保険の加入手続きについてですが、ここでは健康保険の加入先が協会けんぽの場合をご紹介します。

社会保険の「資格取得届」

加入手続きでは「資格取得届」という書類を年金事務所に提出します。
 

「資格取得届」には、被保険者となる従業員の氏名・生年月日・性別・住所・マイナンバー・資格取得日・被扶養者の有無・賃金月額などの情報を記載します。
 

これらの情報は「雇用契約書」や「履歴書」で確認しますが、この時、住民票上の住所と現住所が一致しているかどうかも確認しましょう。
 

なぜなら、年金事務所からの各種通知は住民票上の住所に届くからです。
 

住民票上の住所にご家族が住んでいる場合は転送してもらうなどして受け取ることができますが、ご本人がお住いの現住所に直接届く方がより確実に年金事務所からの通知を受け取ることができます。

健康保険被扶養者(異動)届

また、被保険者となる従業員に扶養対象がいる場合には、「健康保険被扶養者(異動)届」の提出が必要です。追加する家族によって必要情報が異なるので、お手続きを社労士事務所に依頼している方は、まずは社労士事務所に確認してみてください。

 

企業が共同して設立して保険者となった「組合健保」や同じ種類の職業についている人を組合員とする「国保組合」加入の場合は、協会けんぽ加入時よりも詳しい情報が必要です。
 

各種組合健保・国保組合によって対応が異なりますので、それぞれの窓口に確認したりHPを参照しながら進めてください。

雇用保険加入の手続き

雇用保険の「資格取得届」

続いて、雇用保険の加入手続きでは、雇用保険の「資格取得届」をハローワークへ提出します。
 

雇用保険の「資格取得届」には、被保険者となる従業員の氏名や生年月日の他、マイナンバー・資格取得日・賃金月額・1週間の所定労働時間・契約期間の定めの有無などの情報が必要となります。
 

これらの情報も「雇用契約書」や「履歴書」などで確認します。

雇用保険被保険者証

その他、前職で雇用保険に加入していた場合には「雇用保険被保険者証」が必要です。
 

これは雇用保険の被保険者番号を確認するために必要なのですが、被保険者証を紛失してしまった場合でも、「履歴書」の職歴からハローワークに問い合わせることで被保険者番号を確認することができます。

税金関係の手続き

最後に、税金関係の手続きには、主に「住民税」に関する手続きと「所得税」に関係する手続きがあります。

住民税

住民税には、会社が給料から天引きして本人の代わりに納める『特別徴収』という方法と、従業員が自分で納める『普通徴収』という方法の二種類がありますが、平成29年度よりすべての従業員(パート・役員等も含む)について、原則として『特別徴収』することになっています。
 

『特別徴収』の場合、会社は、従業員が居住する市区町村に書類を提出しなければなりません。その際提出する書類は、入社する従業員の住民税の納入が普通徴収から特別徴収へ切り替わるのか、それとも前職から引き続き特別徴収によって行われるのかによって異なります。
 

再就職までに期間が開いていた場合など、普通徴収から特別徴収へ切り替える場合は「特別徴収切替届出書」を市区町村へ提出します。
 

前職から間をあけずに入社して特別徴収を継続する場合には、以前の勤務先で必要事項が記入された「給与所得者異動届出書」の新勤務先記入欄に必要事項を記入して市区町村へ提出しましょう。

★メモ★

新卒入社など、過去に所得が発生していなかった場合は、住民税の特別徴収は2年目以降に発生します。そのため、入社時の手続きは必要ありません。

所得税

一方、所得税関係では「扶養控除等(異動)申告書」と前職の「源泉徴収票」を従業員から会社に提出してもらいます。
 

「扶養控除等(異動)申告書」は、税務署長及び市区町村長から特に提出を求められたとき以外は、会社がどこかへ提出する必要はありません。求められた際にすぐ提出できるよう、大切に保管して下さい。
 

源泉徴収票に関しては年末調整で必要になるものなので、手続きが済むまで保管しましょう。

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